Terug

Stappenplan crisiscommunicatie: be prepared!

Is crisis reden tot paniek? Nee, is onze stellige overtuiging. Als het goed is, is jouw organisatie namelijk al jarenlang bezig met het zorgvuldig opbouwen van een goede reputatie, op basis van een goed uitgedachte communicatiestrategie. Uiteraard komt er bij crisiscommunicatie  wel extra druk op het communicatiebeleid; er moeten namelijk goede antwoorden komen, ook op lastige vragen. In deze blog een basic stappenplan crisiscommunicatie om voorbereid te zijn wanneer er een plotselinge calamiteit speelt.

crisiscommunicatie

 

De basis: heldere strategie en messaging

Wie ben je als organisatie? Wie is je doelgroep? Wat zijn je doelen? En hoe ziet jouw SWOT-analyse er uit ? Dit zijn vragen die essentieel zijn om te beantwoorden voordat je überhaupt begint met communiceren. In een strategiesessie kan je deze vragen beantwoorden om zo een sterke corporate story te bouwen. Is dit helder? Dan bekijk je de juiste strategie en middelen om je opgestelde communicatiedoelen te behalen.

Nadat je een goede basis hebt gelegd, is het belangrijk om de opgestelde storyline consistent op alle plekken te communiceren, dus niet alleen voor crisiscommunicatie maar in je persberichten en al je communicatie, dus juist ook in marketinguitingen, social media en alle communicatie met klanten.

 

Crisiscommunicatie: inhoudelijke voorbereiding

Als je bovenstaande zaken goed geregeld hebt, ben je uitstekend voorbereid op crisiscommunicatie of wat er dan ook maar komen gaat. Een crisis of calamiteit komt vaak vrij plotseling op, maar sommige calamiteiten kan je ook vooraf zien aankomen. Het is dan ook belangrijk om twijfelgevallen altijd te melden aan je pr-consultant voor een goede inschatting van de ernst van de calamiteit. In veel gevallen is het raadzaam om aan de slag te gaan met het finetunen en bepalen van de messaging. De belangrijkste stappen voor crisiscommunicatie zijn:

  1. Stel een messaging-document op: de nadruk in de eerste fase van crisiscommunicatie ligt vooral op het bedenken van alle mogelijke vragen die journalisten, klanten, medewerkers en andere stakeholders kunnen gaan stellen
  2. Heb je alle vragen opgesteld? Dan is het zaak om deze te bundelen tot een aantal hoofd-vragen. De belangrijkste vragen beantwoord je met je communicatiestrategie en corporate story in het achterhoofd
  3. Is de messaging rond het issue in zijn algemeenheid helder? Dan is het tijd om met de belangrijkste betrokken partijen samen te gaan zitten om de messaging scherp te stellen: welke formuleringen en woorden kiezen we en wie gaat de woordvoering crisiscommunicatie doen?

Als je deze zaken hebt doorlopen, ben je inhoudelijk goed voorbereid. Echter bepaalt non-verbale communicatie 80 procent van wat mensen van je boodschap onthouden. Het is dan ook essentieel om een mediatraining te volgen.

 

Crisiscommunicatie: mediatraining

Wij zijn van mening dat elke CEO en elke woordvoerder moet zijn gemediatraind. Niet alleen vlak voor een calamiteit, maar meteen wanneer diegene in dienst treedt. Op de specifieke messaging over de calamiteit kan je uiteraard nog wel prima van te voren trainen. Om een vergelijking te maken: je kunt woordvoering zeker in geval van crisiscommunicatie zien als topsport en dus moet je hard trainen om echt goed te worden. We weten allemaal dat onze Olympische sporters alleen maar uitblinken door heel veel te trainen. Uiteraard intensiveer je de training voor een belangrijke wedstrijd om helemaal goed voorbereid te zijn op de specifieke uitdaging en dat is bij woordvoering in tijden van crisiscommunicatie niet anders.

Kortom, het succes van je optreden in tijden van crisis of calamiteiten staat of valt met een uitstekende basisvoorbereiding crisiscommunicatie. Alleen dan kun je vlammen op het moment dat je er echt moet staan, zowel inhoudelijk als in je perfomance.

Ben jij goed voorbereid op een mogelijke crisis? We denken graag met je mee!

Lees verder: Wat is een goede mediatraining?

Share this:

>
Volgende blog Waar komt de 1 april grap vandaan?